>
Administrasi
Sunday, June 16, 2013 | 0 comment(s)
Administrasi
adalah sebuah istilah yang bersifat generik, yang mencakup semua bidang
kehidupan.
Karena itu, banyak sekali definisi mengenai administrasi. Sekalipun demikian,
ada
tiga
unsur pokok dari administrasi. Tiga unsur ini pula yang merupakan pembeda
apakah
sesuatu
kegiatan merupakan kegiatan administrasi atau tidak. Dari definisi administrasi
yang
ada,
kita dapat mengelompokkan administrasi dalam pengertian proses, tata usaha dan
pemerintahan
atau adminsitrasi negara. Sebagai ilmu, administrasi mempunyai berbagai
cabang,
yang salah satu di antaranya adalah administrasi negara. Administrasi negara
juga
mempunyai
banyak sekali definisi, yang secara umum dapat dibagi dalam dua kategori.
Pertama,
definisi yang melihat administrasi negara hanya dalam lingkungan lembaga
eksekutif
saja.
Dan kedua, definisi yang melihat cakupan administrasi negara meliputi semua
cabang
pemerintahan dan hal-hal yang berkaitan
dengan publik.
Bukti
– bukti sejarah dengan jelas membuktikan upaya-upaya yang
sistematis,
yang dikobarkan oleh tokoh-tokoh seperti Cicero dan Casiodorus. Selama abad
ke-16
– 18 tonggak kemapanan admi-nistrasi negara Jerman dan Austria telah
dipancangkan
oleh kaum Kameralis yang memandang
administrasi sebagai teknologi
Pertama,
definisi yang melihat administrasi negara hanya dalam lingkungan lembaga
eksekutif
saja.
Dan kedua, definisi yang melihat cakupan administrasi negara meliputi semua
cabang
pemerintahan
dan hal-hal yang berkaitan dengan publik.Terdapat hubungan interaktif antara
administrasi
negara dengan lingkungan sosialnya. Di antara berbagai unsur lingkungan sosial,
unsur
budaya merupakan unsur yang paling banyak mempengaruhi penampilan (performance)
administrasi negara.
C.Asal Usul Istilah
Administrasi
Kata administrasi
berasal dari bahasa Belanda, “administratie” yang artinya segala
kegiatan yang
meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat
(korespondensi),
kearsipan, agenda (pekerjaan –pekerjaan Tata Usaha kantor)
Kata administrasi
lainnya berasal dari bahasa Yunani, “ Ad ministrare” yang artinya Ad
=
pada, ministrare=melayani,
maka kata administrasi berarti memberikan pelayanan.
Dari dua pengertian
di atas secara gamblang dapat diartikan bahwa administrasi
mempunyai pengertian
: “pelayanan kegiatan tata usaha kantor” (pelayanan pengetikan/komputer,
pelayanan surat
menyurat , dan lain sebagainya )
D.Pengertian
Administrasi
Untuk dapat
memberikan pemahaman tentang pengertian administrasi, tidak lepas dari asal
usul kata
administrasi itu sendiri sebagaimana bahasan sebelumnya, yakni “kegiatan tata
usaha
kantor” dan “
melayani”
Menurut Prof.Prajudi
Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi Negara), membedakan
administrasi dalam 2
pengertian, yaitu :
Dalam pengertian
sempit di sini dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu
hanya berkisar pada
kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan
surat menyurat
(termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain
sebagainya.
D.2.Administrasi
Dalam Pengertian Luas
Dalam pengertian luas
administrasi dapat dibedakan dalam 3 sudut, yaitu :
D.2.1. Proses
D.2.2. Fungsi atau
Tugas
D.2.3.
Kepranataan/Institusi
D.2.1.Proses
Ditinjau dari sudut
proses, maka administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari
proses pemikiran,
proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakan, proses
pengawasan sampai
dengan pencapaian tujuan.
Untuk mencapai suatu
tujuan orang harus memikirkan dahulu apa yang akan dicapai dan
bagaimana cara
mencapainya serta sarana dan prasana apa yang digunakan untuk mencapai
tujuan tersebut serta
kemampuan seseorang untuk menjalankannya.
Sebagai contoh :
Seseorang akan bepergian dari Jakarta ke Jayapura, maka orang
tersebut sudah punya
tujuan mengapa dia ke Jayapura, kemudian bagaimana caranya ?, apakah
menggunakan kapal
laut atau pesawat udara, lalu tersediakah biaya untuk itu dan yang tidak kalah
penting adalah
mampukah orang itu untuk mengadakan perjalanan sejauh itu ?
D.2.2.Fungsi atau
Tugas
Ditinjau dari sudut
fungsi atau tugas administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas)
yang harus dilakukan
oleh seseorang yang berkedudukan sebagai “administrator” ( memegang
jabatan dalam
manajemen suatu organisasi).
Dalam setiap
organisasi atau instansi sudah tentu ada orang-orang yang menjalankan
administrasi,
misalnya :
D.2.2.1.Orang-orang
yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin);
D.2.2.2.Orang-orang
yang melaksanakan tugas perencanaan (perencana);
D.2.2.3.Orang-orang
yang melaksanakan tugas pengawasan /kontrol (pengawas);
D.2.2.4.Orang-orang
yang mengorganisir (organisator), dan lain sebagainya.
D.2.3.Kepranataan
(Institusi)
Ditinjau dari
kepranataan (institusi), maka tinjauan administrasi adalah melihat kegiatan
dalam suatu lembaga
melakukan aktivitas tertentu, misalnya: Lembaga perbankan, maka ada
orang-orang yang
melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga itu; Kantor Pos, maka ada
orang-orang yang
melakukan kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman barang, dan
lain lain); kantor
pajak, kantor kepolisian, kantor departemen –departemen, non departemen dan
lain sebagainya.
Dari uraian di atas,
dapat disimpulkan bahwa administrasi mempunyai pengertian
:”Aktivitas-aktivitas
untuk mencapai tujuan” atau “proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai
tujuan”
E.Beberapa Definisi
Administrasi
Pada saat ini
administrasi telah berkembang menjadi cabang ilmu pengetahuan tersendiri
yang sejajar dengan
ilmu pengetahuan sosial lainnya. Definisi administrasi terus berkembang
seiring dengan
berkembangannya ilmu pengetahuan dan teknologi. Definisi-definisi dapat
dibedakan menurut
para penulis Indonesia maupun penulis asing, sebagai berikut :
E.1. Definisi Menurut
Penulis Indonesia
E.1.1. The Ling Gie
Administrasi adalah “
Segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha
kerjasama sekelompok
manusia untuk mencapai tujuan”
E.1.2. Sutarto
Administrasi adalah “
Suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan segenap tindakan /kegiatan
dalam setiap usaha
kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan”
E.1.3. Sondang P
Siagian
Administrasi adalah “
Proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas
tertentu untuk mencapai
tujuan bersama yang telah ditentukan”
E.2. Definisi Menurut
Penulis Asing
E.2.1. Leonard D.
White
Dalam bukunya
“Introduction to The Study of Public Administration”, Leonard D. White
mendefinisikan : “
Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua
kelompok Negara
(swasta, sipil atau militer, usha besar maupun usaha kecil)”.
E.2.2. William H.
Newman
Dalam bukunya “
Administrative Action” William H. Newman mendefinisikan : “Administrasi
sebagai
pedoman/petunjuk,
kepemimpinan dan pengawasan dari usaha-usha sekelompok orang untuk
mencapai tujuan
bersama”.
14
E.2.3. Dwight Waldo
Dwight Waldo
mendefiniskan : “Administrasi adalah bentuk daya upaya manusia yang
kooperatif
yang mempunyai
tingkat rasionalitas yang tinggi”.’
E.2.4. H.A. Simon, cs
Dalam bukunya “
Public Administration”, administrasi didefinisikan sebagai “kegiatan
sekelompok
orang yang mengadakan
kerjasama untuk mencapai tujuan bersama”.
E.2.5. George R.
Terry
“Administrasi adalah
upaya mencapai tujuan yang ditetapkan dengan mempergunakan orang lain”.
E.2.6. Robert D.
Calkins
“Administrasi adalah
kombinasi antara pengambilan keputusan dengan pelaksanaan dari keputuan
tersebut untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.
F. Kesimpulan
Dari
definisi-difinisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi
mengandung
unsur-unsur :
F.1. Adanya
orang-orang
F2. Adanya
pedoman/petunjuk
F.3. Adanya
kegiatan-kegiatan
F.4. Adanya kerjasama
F.5. Adanya
rasionalitas
F.6. Adanya tujuan
yang hendak dicapai
A.Unsur-Unsur Pokok
Administrasi
A.1.Masukan (input)
Yang dimaksud dengan
masukan dalam administrasi adalah segala sesuatu yang
dibutuhkan untuk
dapat melaksanakan pekerjaan administrasi. Masukan masukan ini dikenal juga
dengan perangkat
administrasi ( tools of administration), antara lain :
A.1.1. Sumber
(resources)
Yang dimaksud dengan
sumber adalah segala sesuatu yang dapat dipakai untuk
menghasil barang atau
jasa, dapat dibedakan dalam 4 macam, yaitu :
A.1.1.1.Sumber Tenaga
(labour resources)
Sumber tenaga dapat
terdiri dari tenaga ahli (skilled/expert) seperti ahli ekonomi, ahli
akuntansi, ahli
teknik sipil/arsitek, ahli computer, ahli kearsipan dan lain lain. Sumber
tenaga lainya
adalah yang bukan
ahli, seperti pesuruh, penjaga malam dan tenaga kasar lainnya.
A.1.1.2.Sumber Modal
(capital resources)
Sumber modal dapat
dibedakan dalam 2 macam yaitu: “modal bergerak”, seperti uang
dan giro serta “modal
tidak bergerak”, seperti bangunan, tanah, kendaran dinas, sarana dan
prasarana lainnya.
A.1.1.3.Sumber Hukum
(legitimate resources)
Sumber hukum adalah
aturan/ketentuan/perundang-undangan yang berlaku dalam
menjalankan kegiatan
administrasi, misalnya Keputusan Presiden (Kepres), Peraturan Pemerintah
(PP), Keputusan
Menteri (Kepmen).
A.1.1.4. Sumber
Alamiah (natural resources)
Sumber alamiah adalah
segala sumber yang dapat dimanfaatkan dari alam semesta,
misalnya energi
matahari, energi angin, gas alam, air terjun dan sumber alam lainnya
.
A.1.2. Ilmu
Pengetahuan dan Teknologi
Adalah tata cara
dengan memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi
A.1.3. Kemampuan dan
Kesanggupan ( skill /capacity)
Adalah pengetahuan
dan keadaan fisik, mental biologis tenaga pelaksana. Koontz dn
Donnells, membedakan masukan
terdiri 4 macam, yaitu : manusia (man), modal (capital),
manajerial dan
teknologi.
Pembagian lainnya
yang banyak dikenal masyarakat adalah 4 M, yaitu : manusia (man),
uang (money),
material dan metode (method), sumber ini untuk organisasi yang tidak
mencari
keuntungan. Untuk
yang profit dikenal dengan 6 M yaitu : manusia (man), uang (money),
material
dan metode (method), pasar (market) dan
mesin (machinery)
B.Proses/Fungsi-fungsi
Administrasi
Yang dimaksud dengan
proses dalam administrasi adalah langkah-langkah yang harus
dilakukan untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan. Proses dalam administrasi dikenal dengan
sebutan fungsi
administrasi . Pada umumnya fungsi administrasi menjadi tanggung jawab
pimpinan (pejabat
manajemen). Beberapa fungsi administrasi yang penting menurut para ahli
adalah :
B.1. Freeman,
Membedakan 6 fungsi administrasi yaitu : perencanaan (planning),
pengorganisasian
(organizing), pengarahan (directing), pengawasan (controlling), koordinasi
(coordinating);
B.2. George R.
Teryy, membedakan 4 fungsi administrasi, yaitu : perencanaan
(planning),
pengorganisasian
(organizing), penggerakan (actuating) dan pengawasan (controlling;
B.3. Henry Fayol,
membedakan 5 fungsi administrasi, yaitu : perencanaan (planning),
pengorganisasian
(organizing), perintah (commanding), koordinasi (coordinating) dan
pengawasan
(controlling).
Pada saat ini dengan
semakin berkembangnya ilmu administrasi, untuk memudahkan
pelaksanaannya,
fungsi-fungsi administrasi disederhanakan menjadi 4, yaitu :
1. Perencanaan
(planning)
2. Pengorganisasian
(Organizing)
3. Pelaksanaan (
implementing)
4. Penilaian
(evaluation)
C.Keluaran (Out Put)
Yang dimaksud dengan
keluaran (out put) adalah hasil dari suatu pekerjaan administrasi.
Bila ditinjau dari
pengertiannya, keluaran yang dihasilkan dapat dibedakan menjadi 2, yaitu :
C.1. Pengertian
sempit ( kegiatan perkantoran )
Keluaran yang
dihasilkan adalah, catatan surat masuk dan keluar, kumpulan surat masuk
dan keluar, daftar
nama pegawai, daftar inventaris barang, daftar gaji pegawai, dan lain-lain.
18
C.2. Pengertian luas,
terdiri dari :
C.2.1 Hasil dari
proses
Keluaran yang
dihasilkan adalah pengembangan organisasi, kegiatan organisasi,
pengembangan pegawai,
petunjuk pelaksanaan/teknis, tugas-tugas/personil kepanitian, dan lainlain.
C.2.2 Hasil dari
fungsi/tugas
Keluaran yang
dihasilkan adalah kebijakan, program kegiatan, hasil pengawasan, hasil
pengorganisasian
C.2.3. Kelembagaan
Keluaran yang dihasilkan
adalah fungsi/aktivitas kelembagaan, system, pelayanan umum
(in servise dan
public service)
Untuk sektor
pemerintahan adalah pelayanan publik, untuk sektor perusahaan/swasta
adalah jasa dan
produksi
D.Sasaran
Yang dimaksud dengan
sasaran adalah adalah tujuan keluaran yang dihasilkan antara
lain instansi atasan,
masyarakat umum, keperluan intern dan ekstern organisasi.
E.Administrasi
sebagai system
Unsur pokok
administrasi yang terakhir adalah administrasi sebagai system yaitu semua
tata aturan yang berlaku
untuk menjalankan tugas-tugas/fungsi-fungsi administrasi dibuat secara
sistematis, dalam
rangka efektif dan efisien untuk mencapai tujuan.
Bila menyebut
perkataan system, maka penegertian siatem ada banyak ragamnya dan
yang dipandang cukup
penting,antara lain :
E.1. Sistem sebagai
gabungan dari elemen-elemen yang saling berhubungan oleh suatu
proses, berfungsi
sebagai satu kesatuan organisasi untuk menghasilkan sesuatu yang telah
ditetapkan;
E.2. Sistem adalah
struktur konseptual yang terdiri dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan
yang bekerja sebagai
satu unit organik;
19
E.3. Sistem adalah
satu kesatuan yang utuh dan terpadu dari berbagai elemen yang saling
terkait dan
mempengaruhi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
pengertian system
secara umum dapat di bedakan menjadi 2 bagian, yaitu :
F.Sistem Administrasi
sebagai suatu wujud (entity)
Maksudnya adalah
membentuk suatu wujud dengan ciri-ciri dapat didiskripsikan dengan
jelas, dapat
dibedakan menjadi :
F.1. Wujud yang
konkrit
Artinya sistem dapat
di tangkap oleh pancaindera, misalnya Undang-undang, Peraturan-
Peraturan,
Keputusan-keputusan , Petunjuk-petunjuk tertulis.
F.2. Wujud yang
abstrak
Artinya sistem tidak
dapat ditangkap oleh pancaindera, misalnya kibijakan dan
kebijaksanaan,
birokrasi, hak prerogative pimpinan.
F.3. Sistem
Administrasi sebagai suatu metode (method)
Artinya bagian-bagian
yang terhimpun dalam sistem tersebut membentuk suatu
metode/rumusan/pedoman
yang dapat dipakai sebagai alat dalam melakukan tugas administrasi,
misalnya system
penerimaan pegawai yang bagian-bagiannya terdiri dari berbagai peraturan.
Skema Objek Ilmu
Administrasi
B.Pengelompokan Ilmu
Administrasi
Pengelompokan ilmu
administrasi adalah pengelompokan yang sesuai dengan bidang
kerjanya, dapat
dibedakan menjadi 4 macam, yaitu :
B.1. Pengelompokan
yang bersifat administrasi umum
Yang dimaksud dengan
pengelompokan yang bersifat administrasi umum adalah
pelayanan
administrasi yang diperuntukan untuk masyarakat luas yang bersifat umum dan
untuk
kepentingan umum,
misalnya pelayanan keterangan kesehatan, pelayanan pembuatan paspor,
pelayanan pajak
kendaraan, pelayanan pembuatan sim, ijin usaha dan lain sebaginya.
Ilmu Administrasi
Labels: materi
