Eti Kumalasari blog!

ENTRY
ABOUT
LINKIES
STUFF

AKTIVITAS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Sunday, June 16, 2013 | 0 comment(s)

AKTIVITAS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

A. ANALISIS PEKERJAAN

1. JOB DESCRIPTION

Nama Jabatan : Kepala Bagian Tata Usaha

Ikhtisar Jabatan :

Memimpin pelaksanaan tugas penyiapan bahan penyusunan rencana, evaluasi dan pelaporan, serta urusan tata usaha, dan rumah tangga.

Uraian Tugas:

a. Tugas Pokok

1) Memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas penyiapan bahan penyusunan rencana, evaluasi dan pelaporan, serta urusan tata usaha, dan rumah tangga dengan cara menggelar rapat dwi mingguan dengan seluruh fungsional umum lingkup subbag Tata Usaha.

2) Menerima, menganalisis, memeriksa dan membuat catatan atas konsep surat dinas/surat keputusan yang dibuat oleh pejabat penyusun naskah.

3) Mengembalikan konsep surat dinas/surat keputusan yang telah dianalisis dan diperiksa kepada pejabat penyusun naskah dengan catatan dapat diteruskan menjadi naskah atau diperbaiki (jika terdapat kesalahan/kekurangan).

4) Memberi paraf/pengesahan atas naskah surat dinas/surat keputusan yang untuk diteruskan oleh penyusun naskah kepada pemegang surat untuk diberi nomor surat.

5) Memimpin Tim Evaluasi dan Pelaporan mengumpulkan dan mengolah bahan evaluasi dan pelaporan kegiatan subbag tata usaha dengan cara memberi arahan, masukan strategi, dan pembagian tugas secara proporsional.

6) Mengawasi pendistribusian barang persediaan yang dilakukan petugas pemegang barang persediaan dengan cara mendisposisi setiap permintaan barang persediaan sebelum masuk ke petugas distribusi

7) Memimpin pelaksanaan tugas urusan kepegawaian yang dilaksanakan petugas tata kepegawaian dengan cara memberi arahan, masukan, persetujuan/penolakan usulan yang terkait dengan kepegawaian

8) Memimpin tim melakukan pemeriksaan kepada pegawai yang diduga melakukan pelanggaran disiplin secara tertutup guna menjaga kerahasiaan hasil pemeriksaan.

9) Menerima, memeriksa kelengkapan berkas dan persyaratan lamaran tenaga kontrak untuk keperluan kebersihan dan keamanan kantor.

10) Melakukan wawancara/interview kepada para pelamar tenaga kontrak kemanan/kebersihan.

11) Menandatangani surat perjanjian kerja dengan tenaga kontrak kebersihan/keamanan.

12) Mengumpulkan bahan, mengolah, dan menganalisis data sebagai bahan penilaian pekerjaan pejabat fungsional umum lingkup Subbagian Tata Usaha.

13) Mengolah laporan dari bawahan sebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjut dan untuk memberi petunjuk kepada bawahan.

14) Melegalisasi dokumen-dokumen kepegawaian dan dokumen keuangan sesuai kewenangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

15) Menjadi instruktur apel pagi.

b. Tugas Tambahan

1) Mendampingi Kepala UPT bersama tim perencanaan melakukan penelaahan SRAA di Kanwil DJPB untuk keperluan penerbitan DIPA satuan kerja.

2) Memeriksa ketersediaan pagu anggaran atas SPP yang diajukan KPA/PPK selaku Pejabat Penguji dan penerbit SPM.

3) Menandatangani SPM atas SPP yang diajukan KPA/PPK yang dimungkinkan dibayarkan atas beban APBN atas dasar ketersediaan pagu selaku Pejabat Penguji dan penerbit SPM.

4) Melakukan koordinasi dengan KPPN setempat dalam hal pencairan dan/atau penyerapan anggaran APBN.

5) Menyiapkan bahan dan menyampaikan usulan revisi DIPA kepada Kuasa Pengguna Anggaran.

c. Tugas Penunjang

1) Mengikuti diklat penjenjangan dan diklat-diklat penunjang.

2) Mengikuti rapat-rapat Kerja Lingkup Badan Karantina Pertanian dan Kementrian Pertanian.

3) Mengikuti Temu Koordinasi Ketatausahaan lingkup Badan Karantina Pertanian.

4) Mengikuti rapat-rapat dan workshop perencanaan kegiatan dan anggaran

5) Mengikuti rapat-rapat koordinasi dengan pemerintah daerah dan instansi terkait lainnya.

Tanggung Jawab

a. Tersusunnya Program/rencana kerja/anggaran subbag tata usaha dan UPT.

b. Pelayanan kepegawaian terlaksana dengan baik dan efektif.

c. Pemeliharaan barang-barang inventaris/BMN.

d. Penyediaan dan penyaluran barang persediaan ke setiap pegawai/ruangan/wilayah kerja.

e. Pemeliharaan gedung kantor dan gedung khusus UPT dan wilayah kerja;

f. Pelaksanaan urusan rumah tangga.

g. Pelaporan kegiatan subbagian tata usaha dan UPT berjalan lancar dan tepat waktu.

h. Mencatat setiap pekerjaan yang dilakukan setiap hari.

Wewenang

a. Melakukan review, pemeriksaan atas kegiatan yang dilaksanakan unit-unit kerja UPT dan menyampaikan saran perbaikan selaku ketua tim SPI.

b. Menjatuhkan hukuman disiplin tingkat ringan.

c. Memberi tugas dinas tambahan di luar tugas pokok kepada fungsional umum subbag tata usaha sepanjang diperlukan untuk kepentingan pelaksanaan TUPOKSI UPT.

2. JOB SPECIFICATION

a. Pangkat/ Golongan Ruang : Penata Muda Tk. I/III.b

b. Pendidikan : S-1 Ilmu Hukum, Psikologi, Ketatanegaraan, Adminitrasi Negara

c. Kursus Diklat :

1) Penjenjangan : Diklatpim Tk. IV.

2) Teknik : Diklat Pejabat Penerbit SPM dan Diklat Bendahara Penerima/ Pengeluaran

d. Pengalaman Kerja : Pernah menduduki jabatan fungsional umum subbag tata usaha minimal 3 tahun

e. Pengetahuan kerja :

1) Peraturan Perundang-undangan kepegawaian.

2) Peraturan Perundang-undangan Keuangan/Perbendaharaan Negara.

3) Peraturan Perundang-undangan Pengelolaan Barang Milik Negara.

4) Peraturan Perundang-undangan Tata Kelola Pemerintahan.

5) Dasar-dasar psikologi

6) Dasar-dasar Hukum Tata Negara

f. Keterampilan Kerja : Strategi kepemimpinan

g. Menganalisis laporan dan permasalahan sebagai bahan tindak lanjut dan pencarian solusi Strategi perencanaan progressif.

h. Upaya Jasmani : Duduk, Berdiri, Berjalan, Berlari, Jongkok, Menunduk, Mendorong, Membawa, Menjangkau, Memegang, Bekerja dengan jari, Bekerja dengan Tangan,Berbicara, Mendengar, Melihat.

i. Kondisi Fisik :

1) Pria dan Wanita.

2) Sehat Jasmani dan rohani.

B. PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

1. Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Kepala Bagian Tata Usaha)

Pada tahun 2013 Balai Karantina Pertanian II Pangkal Pinang memperkirakan akan membutuhkan 1 (satu) orang untuk menjadi Kepala Bagian Tata Usaha dan 3 (tiga) Staff Bagian Tata Usaha. Perkiraan tersebut didasari oleh beberapa alasan sebagai berikut:

a. Kepala Bagian Tata Usaha pada tanggal 31 Agustus 2013 akan pension.

b. 2 orang Staff Bagian Tata Usaha akan pensiun pada bulan Juli.

c. 1 Orang Staff Bagian Tata Usaha di berhentikan karena alasan tertentu, pemberhentian tersebut akan dilaksanakan pada tanggal 25 April 2013.

2. Lowongan Pekerjaan

Balai Karantina Pertanian II Pangkal Pinang membutuhkan 1 orang untuk mengisi lowongan sebagai:

KEPALA TATA USAHA (KTU)

Tanggung Jawab :

a. Melakukan penyusunan RAB dan RKO.

b. Mengevaluasi alokasi biaya dan posting ke buku besar berdasarkan bukti pendukung.

c. Mengevaluasi laporan kegiatan bulanan dan laporan manajemen.

d. Melakukan pengeluaran dan pemeriksaan kas kebun

Kualifikasi :

a. Laki-laki, Umur 30 - 35 Tahun

b. Berdomisili di Indonesia

c. Pendidikan S1 jurusan Ekonomi Akutansi atau Administrasi Perkantoran

d. Pernah bekerja di Instansi minimal 5 tahun dan pernah menjabat sebagai Kepala Bagian Tata Usaha minimal 2 tahun.

e. Menguasai software Microsof Excel

f. Memiliki analisa berpikir dan logika yang baik

g. Pekerja keras, Jujur, disiplin, memiliki integritas yang tinggi dan bertanggung jawab

h. Mampu bekerja secara mandiri dan di dalam Tim

i. Menyukai tantangan dan mampu bekerja di bawah tekanan.

Hanya yang memenuhi kualifikasi di atas yang akan diproses, segera kirimkan surat lamaran, CV terbaru, Fotocopy Ijasah dan transkrip nilai terakhir beserta pas poto berwarna ke :
email :
balaikarantinapertaniaII@gmail.com

Alamat: Jalan Diponegoro No. 07 Pangkal Pinang

C. REKRUITMEN

1. SUMBER REKRUITMEN

Balai Karantina Pertanian II Pangkal Pinang membuka lowongan Pekerjaan si berbagai sumber rekruitmen antara lain:

a. Sumber Internal

Karyawan yang sudah lama bekerja di Balai Karantina Pertanian II Pangkal Pinang

b. Sumber Eksternal

1) Walks-ins dan write-ins

2) Rekomendasi dari karyawan

3) Pengiklanan

4) Lembaga Pendidikan

5) Departemen Tenaga Kerja

2. SELEKSI

Perangkat yang digunakan untuk saringan awal pelamar:

a. Bentuk:

1) Tes kemampuan mental secara umum

2) Tes moralitas

3) Tes integritas

b. Metode:

1) Tes contoh pekerjaan

2) Tes pengetahuan pekerjaan

3) Tes wawancara terstruktur

4) Data biografi

5) Rata-rata nilai

6) Peringkat pelatihan dan pengalaman

3. WAWANCARA

Dalam melakukan wawancara untuk merekrut tenaga kerja maka perlu disusun pertanyaan sebagai berikut:

a. Aspek Motivasi

1) Mengapa Anda memutuskan untuk melamar pekerjaan di perusahaan ini?

2) Apa yang membuat Anda menjadi tertarik dengan perusahaan ini?

3) Tanggung jawab apa yang Anda anggap penting dalam pekerjaan?

4) Tantangan apa yang Anda cari dalam pekerjaan?

5) Sebutkan dua hal yang memotivasi Anda dalam bekerja.

6) Apa yang dapat memotivasi Anda agar menjadi sukses dalam pekerjaan?

7) Apa alasan Anda keluar dari perusahaan sebelumnya?

8) Apa yang membuat Anda keluar dari perusahaan sebelumnya?

9) Selama perjalanan karir Anda, posisi mana yang paling Anda sukai?

10) Apa arti bekerja bagi Anda?

b. Aspek Ketahanan Terhadap Tekanan/ Stress

1) Pernahkan Anda bekerja di bawah tekanan? Ceritakan bagaimana Anda menyikapinya?

2) Dalam lingkungan kerja seperti apa Anda merasa nyaman? (Terstruktur atau tidak?)

3) Bagaimana Anda menyikapi kritik yang diberikan kepada Anda?

4) Apa yang Anda anggap sebagai hal yang berat untuk dilakukan dalam pekerjaan?

5) Seandainya Anda dihadapkan dengan dua tugas yang harus diselesaikan pada saat yang bersamaan, apa yang akan Anda lakukan?

6) Masalah terbesar apa yang pernah Anda hadapi? Bagaimana Anda mengatasinya?

c. Aspek Inisiatif

1) Apa yang Anda ketahui tentang perusahaan ini? Dan darimana serta bagaimana Anda mengetahuinya?

2) Kriteria apa yang Anda gunakan untuk mengevaluasi perusahaan yang Anda harapkan menjadi tempat kerja Anda?

3) Ceritakan mengenai pendidikan dan pelatihan yang pernah Anda ikuti.

4) Bagaimana Anda mendapatkan pekerjaan selama ini? (Apakah melalui iklan, referensi, dsb) – untuk yang sudah pernah bekerja.

d. Aspek Kepercayaan Diri

1) Menurut Anda, apa definisi/arti kesuksesan? Dan seberapa besar pengaruhnya bagi Anda?

2) Menurut Anda, apa definisi/arti kegagalan? Dan seberapa besar pengaruhnya bagi Anda?

3) Pekerjaan apa yang telah Anda selesaikan dengan sukses?

4) Apa peran Anda dalam kesuksesan tersebut?

5) Bagaimana Anda memandang diri sendiri saat ini? Apakah sudah sukses?

e. Aspek Kepemimpinan

1) Sebutkan kepribadian yang Anda miliki yang mencerminkan kemampuan memimpin.

2) Menurut Anda, kualitas apa yang dibutuhkan seorang pemimpin?

3) Apa yang paling menjadi tantangan bagi seorang pemimpin?

4) Bagaimana cara Anda mendelegasikan suatu tanggung jawab?

5) Apakah Anda membutuhkan pengawas dalam bekerja?

6) Bagaimana cara Anda membuat suatu rencana kerja?

7) Bagaimana cara Anda memberikan teguran atau mendisiplinkan bawahan Anda?

8) Seandainya ada bawahan Anda yang melanggar aturan perusahaan, bagaimana Anda menghadapinya?

9) Atasan seperti apa yang Anda harapkan?

10) Seandainya Anda kelebihan beban kerja, apa yang akan Anda lakukan?

11) Bagaimana cara Anda untuk memotivasi seseorang?

12) Atasan seperti apa yang menurut Anda sulit untuk diajak kerja sama?

13) Bawahan seperti apa yang menurut Anda sulit untuk diajak kerja sama?

14) Atasan seperti apa yang menurut Anda tidak adil?

15) Seandainya Anda membuat suatu kebijakan, kemudian bawahan Anda banyak yang menentangnya, bagaimana Anda mengatasinya?

Labels: materi

Older Post . Newer Post

AKTIVITAS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Sunday, June 16, 2013 | 7:22 AM | 0 comment(s)