>
PERBEKALAN DALAM KANTOR TUGAS KELOMPOK
Sunday, June 16, 2013 | 0 comment(s)
BAB
I
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Kantor
merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi, menangani
informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengola, menyimpan sampai
mengeluarkan dan mendistribusikan informasi. Oleh karena itu perlengkapan
kantor mempunyai peranan penting bagi setiap instansi pemerintah maupun swasta,
untuk menangani berbagai informasi dikantor tersebut.
Aktivitas kerja sekretaris menitikberatkan pada pekerjaan kantor atau
perusahaan. Maka perlengkapan kantor sangat berfungsi dalam membantu kelancaran
aktivitas dan kegiatan kantor baik di instansi pemerintah maupun swasta. Jika
dalam suatu instansi pemerintah maupun swasta kekurangan perlengkapan kantor
maka aktivitas dan kegiatan kantor akan terganggu. The Liang Gie (1992) mengatakan
bahwa perlengkapan kantor dapat berupa peralatan kantor, perabot kantor, hiasan
kantor, dan persediaan kantor.
Proses perlengkapan kantor artinya penyelenggaraan mengenai kebutuhan,
penyediaan, penggunaan alat, benda, tempat dan fasilitas lainnya dan semua
kebutuhan tersebut digunakan dalam kerangka untuk membantu kelancaran dalam
melaksanakan aktifitas kantor. Sehubungan dengan perlengkapan kantor, perlu
diperhatikan khususnya kebutuhan perlengkapan kerja, standarisasi dan perincian
benda-benda, proses pembelian benda-benda serta pembayaran, prosedur pemakaian
benda baik permintaan maupun pengeluaran, pencatatan dan pengurusan harta
benda, teknik menyimpan dan merawat harta benda, pemeliharaan gudang dan
pengangkutan benda-benda, karena ini berhubungan dengan perlengkapan (bekal)
kantor untuk membantu kelancaran aktifitas dan kegiatan kantor.
BAB II
PERMASALAHAN
A.
RUMUSAN
MASALAH
1. Apa
pengertian Perbekalan atau Peralatan kantor ?
2. Apa Macam - macam Perbekalan atau Peralatan Kantor
?
3. Bagaimana Penanganan Perbekalan atau Peralatan
Kantor ?
4. Langkah – langkah dalam Permintaan Perbekalan atau
Peralatan Kantor ?
5. Bagaimana Pemeliharaan Perbekalan atau Peralatan ?
B.
TUJUAN
Makalah
ini di susun bertujuan untuk :
1. Mengerti
dan memahami pengertian perbekalan atau peralatan kantor
2. Mengetahui
macam – macam perbekalan atau peralatan kantor
3. Mengetahui
bagaimana cara penanganan perbekalan atau peralatan kantor
4. Mengetahui
langakah – langkah permintaan peralatan atau perlengkapan kantor
5. Mengetahui
cara – cara pemeliharaan peralatan atau perlengkapan kantor
BAB
III
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
perbekalan atau peralatan kantor
Perbekalan
adalah segala sesuatu benda atau barang yang terdapat pada suatu organisasi. Perbekalan
dinyatakan cukup bila segala benda atau barang yang dibutuhkan oleh masing –
masing unsur organisasi tersedia pada tempat yang dibutuhkan.
B.
Macam - macam Peralatan Kantor
Peralatan
atau perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :
Perabot, peralatan atau perlengkapan, mesin, pesawat kantor dan interior kantor.
Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas atau barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.
Perabot, peralatan atau perlengkapan, mesin, pesawat kantor dan interior kantor.
Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas atau barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.
Perbekalan
kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor. Tanpa ada
perbekalan, kantor tidak mungkin menghasilkan sesuatu karena pegawai kantor
bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang
ada.
B.1 Macam-macam Peralatan Kantor
Seperti
dijelaskan sebelumnya bahwa perbekalan kantor ada 5 macam yaitu :
1.
Perabot kantor yaitu
segala macam barang atau benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap
pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan
yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah
lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture.
Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
2.
Peralatan atau perlengkapan kantor adalah
barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan
di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.
Apabila
dirinci peralatan atau perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:
- Barang
yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1
kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip
atau penjepit kertas dsb.
- Barang
yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai
berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter atau stepler,
gunting dsb.
3.
Mesin-mesin kantor adalah
segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor.
Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
4.
Pesawat Kantor yaitu semua
mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan
sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon,
fax, dsb.
5.
Interior kantor yaitu semua
jenis barang atau fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor
sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.
B.2 Identifikasi Kebutuhan
Untuk dapat
memilih peralatan kantor dengan tepat maka harus tahu tentang kebutuhannya,
karena pada dasarnya tepat tidaknya pemilihan peralatan tergantung dengan
kesesuaian kebutuhan. Untuk menentukan peralatan apa yang akan digunakan maka
harus didaftar dahulu kebutuhan perbekalan atau perlengkapan yang dibutuhkan.
Berikut ini contoh daftar kebutuhan perbekalan atau perlengkapan suatu kantor.
|
No
|
Kode
|
Nama Barang
|
Tipe
|
Spesifikasi
|
merk
|
Jumlah
|
|
1
|
02-03-17-02-23-00
|
Amplop
|
Coklat
|
27,5 x 43 cm
|
JAYA
|
2 box
|
|
2
|
02-04-44-00-72-32
|
Bateray
|
Calkulator
|
fx-992
|
Casio
|
10 buah
|
|
3
|
02-05-58-08-10-00
|
Benang Tali
|
Rapia
|
plastik
|
~
|
1 kg
|
|
4
|
01-01-21-00-00-04
|
Keyboard
|
102 keys
|
-
|
-
|
5 buah
|
|
5
|
…………… dst
|
Pengisian kode barang berdasarkan
ketentuan yang ada dikantor.
Biasanya daftar kebutuhan barang di
buat untuk 1 tahun dan diajukan oleh bagian perlengkapan atau rumah tangga
kepada pimpinan melalui bendaharawan.
C. Penanganan
Perlengkapan Kantor
Untuk
menangani masalah peralatan atau perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu
bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
1. Pengadaan
Yaitu usaha
yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai
rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri,
menyewa atau mengontrak dan bantuan atau sumbangan.
2. Penyimpanan
Yaitu
kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi
administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan
barang itu sendiri).
3. Pengeluaran
atau Pendistribusian
Yaitu
penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon
permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
4. Pemeliharaan
Yaitu segala
usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga
siap dipakai pada saat diperlukan.
5. Penghapusan
Yaitu usaha yang
dilakukan untuk meniadakan atau menghapus barang-barang dari dalam daftar
infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.
D.
Langkah –
langkah permintaan peralatan atau perlengkapan
Adapun langkah-langkah
permintaan peralatan atau perlengkapan yang dimaksud adalah :
1. Unit pemakai
mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan
atau perlengkapan.
2. Bagian
administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut
benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada
dalam gudang).
3. Apabila
permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut
diserahkan ke pengurus peralatan atau perlengkapan.
4. Persetujuan
yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan atau
perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.
5. Bagian
administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan atau perlengkapan yang
dikeluarkan tersebut.
6. Bagian
gudang menghitung persediaan peralatan atau perlengkapan baik secara
administrasi maupun secara fisik.
7. Bagian
administrasi bersama bagian peralatan atau perlengkapan mengecek fisik
persediaan peralatan atau perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara
yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.
8. Pihak Gudang
selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan atau Bendaharawan.
E.
Pemeliharaan Peralatan atau Perlengkapan
Barang-barang
perbekalan atau perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang
ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan
dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran
kantor.
Cara–cara
pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut:
1. Menurut
Tempat Barang
a. Ada dalam
gudang atau persediaan
Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang.
Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.
Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang.
Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.
b. Ada dalam pemakaian
Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman.
Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.
Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman.
Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.
2. Menurut
Jenis Barang
a. Barang
bergerak (bisa dipindahkan)
Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya.
Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.
Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya.
Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.
b. Barang Tetap
(tidak bisa dipindahkan)
Digunakan secara baik dan sesuai prosedur.
Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.
Digunakan secara baik dan sesuai prosedur.
Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.
3. Menurut
Kurun Waktu
a. Rutin
(perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan
menggunakan sesuai prosedur.
b. Berkala
(perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau
tahunan.
Contohnya: mesin tik atau mesin
kantor yang lain di cek kelayakannya atau diperbaiki secara berkala setiap 3
bulan sekali.
BAB IV
SIMPULAN DAN
SARAN
A.
SIMPULAN
Dari
pembahasan makalah ini dapat kami simpulkan bahwa pekerjaan atau aktivitas
kantor seperti menangani berbagai informasi dan kegiatan
dikantor akan terganggu jika perbekalan atau perlengkapan
kantor kuranglengkap, oleh karena itu perlengkapan kantor
mempunyai peranan penting bagi setiap instansi pemerintah maupun swasta. Perlengkapan kantor dapat berupa Perabot,
peralatan atau perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.
B.
SARAN
1.
Dalam sebuah kantor harus ada
perbekalan atau perlengkapan kantor yang lengkap.
2.
Agar perlengkapan kantor tahan lama
harus dipelihara dengan baik.
3.
Lelang barang barang yang masih bisa
di gunakan tetapi sudah tidak terpakai
DAFTAR PUSTAKA
Tri
Winarsih, S.Pd. 2008.smk bisnis manajemen.http://globalsmarteducation.blogspot.com/2008/08/perbekalanperalatan-kantor.html.09
Oktober 2012
|
|
Labels: materi
